Vuosikokous lähestyy

Metsästysseuroissa ja muissakin yhdistyksissä alkaa pian olla käsillä vuosikokousten aika.

Jokaisen yhdistyksen on pidettävä ainakin yksi yhdistyksen kokous vuosittain yhdistyksen sääntöjen määräämänä aikana. Hallitus kutsuu jäsenet kokoukseen sääntöjen määräämällä tavalla. Monissa metsästysseuroissa on kaksi vuosittaista kokousta: vuosikokous ja kesäkokous. Nämä ovat niitä tilaisuuksia, missä yhdistyksen jäsenet käyttävät yhdistyslain heille suomaa ylintä päätäntävaltaa. Vuosikokous pidetään yleensä vuoden alussa, kun tilinpäätös on valmistunut. Tilinpäätös on tärkeässä asemassa kokouksessa, sillä vuosikokouksessa vahvistetaan tilinpäätös ja päätetään hallituksen jäsenten vastuuvapaudesta edellisen vuoden rahankäytöstä.

Vuosikokouksessa käsitellään puheenjohtajan ja hallituksen/johtokunnan henkilövalinnat. Yhdistyslain mukaan yhdistyksellä on oltava hallitus, johon kuuluu vähintään kolme jäsentä. Lisäksi yhdistyksellä pitää olla puheenjohtaja. Yhdistysautonomia antaa tässäkin mahdollisuuden yhdistyksen itse päättää, kuinka monta jäsentä yhdistyksen hallituksessa on. Joidenkin yhdistysten sääntöjen mukaan puheenjohtaja ja hallituksen jäsenten toimikausi on yksi vuosi ja joillakin yhdistyksillä toimikausi voi olla pidempikin. Itse pitäisin parempana jos yhdistyksen hallituksen jäsenten toimikausi olisi kaksi vuotta, siten että puolet jäsenista ovat vuosittain erovuorossa. Näin vältytään siltä, että koko hallitus vaihtuisi kerralla. Silloin moni keskeneräinen asia jäisi roikkumaan tai ainakin sen käsittely hallituksessa venyisi. Kukaan uuden hallituksen jäsenistä ei olisi tietoinen, mitä hallituksessa olisi meneillään. Jos toimikausi on kaksi vuotta ei hallitus jää tyhjän päälle meneillään olevista asioista.

Toinen mielestäni hyvä asia olisi, että yhdistysten hallitusten puheenjohtajan ja jäsenten toimikaudet olisi rajattu yhdistyksen säännöissä. Puheenjohtajalla se voisi olla viisi vuotta ja hallituksen jäsenillä kaksi kaksivuotiskautta kerrallaan. Tuossa ajassa on jo ehtinyt antaa yhdistyksen toimintaan sen mitä on annettavaa, loppu on vaan mukana roikkumista. Liian monissa yhdistyksissä on jumiuduttu hallituksiin, eikä uudet ideat ja toiminta-ajatukset pääse esille. Erityisesti ukkoutuvien metsästysseurojen tulisi uudistua ja saada nuoria mukaan toimintaan ja hallituksiin. Vanhojen, vuosia hallituksissa istuneiden pitäisi antaa tilaa uusille jäsenille. Moni metsästysseura toimii aika passiivisesti jäseniinsä nähden. Maailma muuttuu nykyään nopeasti ja yhdistyksen on muututtava vähintään yhtä nopeasti. Ilman jatkuvaa kehitystä yhdistys ei menesty, koska sen toimintaan kohdistuvat odotukset muuttuvat joka tapauksessa.

Henkilövalintojen lisäksi vuosikokouksessa päätetään jäsenmaksut, sekä käsitellään yhdistyksen toimintakertomus ja jo aiemmin mainitsemani tilinpäätös menneestä tilivuodesta. Seuraavan vuoden toimintasuunnitelma ja tulo- ja menoarvio päätetään vuosikokouksessa. Yhdistyksen toiminta vaatii rahankäyttöä, niinpä toimintasuunnitelma ja tulo- ja menoarvio kulkevat käsi kädessä, vaikka ne erikseen käsitelläänkin.

Yhdistyksen jäsen voi halutessaan saattaa jonkun asian vuosikokouksen päätettäväksi. Silloin hänen on esitettävä asia yhdistyksen hallitukselle sääntöjen määräämällä tavalla. Mikäli tällaisia asioita on tuotu vuosikokouksen päätettäväksi on siitä oltava maininta kokouskutsussa.

Muista kuin säännöissä mainituista asioista voidaan kokouksissa keskustella, mutta niistä päättäminen riippuu siitä, mitä yhdistyksen säännöissä asioista sanotaan. Jos jäsen haluaa valtuuttaa jonkun käyttämään äänivaltaansa kokouksessa on siitä oltava maininta yhdistyksen säännöissä.

Lisää yhdistyslaista: https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1989/19890503

Muutama sana kokouskäytännöstä

Kokouksella on esityslista, minkä mukaisessa järjestyksessä asiat kokouksessa käsitellään. Esityslista hyväksytään kokouksen alkuvaiheessa.

Pyri olemaan aktiivinen kokouksessa. Jos sinulla on jotain sanottavaa käsiteltävään asiaan, nosta kätesi pystyyn ja odota kunnes kokouksen puheenjohtaja antaa sinulle puheen vuoron. Voit myös sanoa ”puheenjohtaja” samalla kun pyydät puheenvuoroa. On rasittavaa jos kaikki huutelevat päällekkäin.

Yleensä joku esittelee käsiteltävän asian. Se voi olla puheenjohtaja tai yhdistyksen talousasioissa rahastonhoitaja. Esittelijä saattaa myös tehdä päätösesityksen.

Kun olet esityksen kannalla esitä kannatuspuheenvuoro. Pyydä puheenvuoro ja ilmoita kannatavasi esitystä. Monesti kokouksissa näkee osallistujan nyökkäävän asialle mutta ei esitä kannattavansa asiaa. Jos kukaan ei kannata jotain esitystä ei asiasta järjestetä äänestystä koska kannatettuja esityksiä ei ole.

Kokouksessa voit esittää myös ”työjärjestykseen puheenvuoron”. Työjärjestykseen puheenvuoro liittyy kokouksen tekniseen kulkuun. Kokoukseen osallistuja voi pyytäessään puheenvuoroa sanoa ”työjärjestykseen”. Silloin puheenjohtaja antaa hänelle puheenvuoron ennen muita puheenvuoroja. Esittäessään työjärjestys puheenvuoron esittäjä ilmoittaa jostain tärkeästä asiasta käsitteillä olevaan asiaan tai hän voi haluta taukoa tai osallistuja on huomannut kokousmenettelyssä virheen ja haluaa huomauttaa siitä puheenjohtajaa.

Jos haluat esittää eriävän mielipiteen on se suullinen ja se esitetään välittömästi päätöksen julistamisen jälkeen sanomalla esimerkiksi: ”esitän eriävän mielipiteen”. Sinun ei tarvitse perustella eriävää mielipidettä. Puheenjohtaja huolehtii, että sihteeri kirjaa eriävän mielipiteen ja sen esittäjän pöytäkirjaan pykälän loppuun.