Kokous onnistuu tai ei

Keväisin monet yhdistykset pitävät vuosikokouksiaan. Tuo kokous on tärkeä, siinä yhdistyksen jäsenet käyttävät yhdistyslain heille suomaa ylintä päätäntävaltaa yhdistyksissä. Aina nuo kokoukset eivät kuitenkaan mene ihan nappiin. Usein yhdistyksen toimihenkilöt ei yksinkertaisesti tiedä riittävästi kokousjärjestelyistä tai voihan se olla pelkkää laiskuuttakin.

Yhdistyksen hallituksen joskus myös johtokunnaksi kutsutun konklaavin tehtävä on mahdollistaa jäsenille varsinainen päätöksenteko valmistelemalla yhdistyksen kokoukset, sekä kutsumalla yhdistyksen jäsenet sääntöjen mukaan kokouksiin. Hallituksen on järjestettävä kokouspaikka, kokouksessa tarvittavat välineet ja valmisteltava kokouksessa käsiteltävät asiat. Kokouksen esityslista on hyvä lähettää jäsenille kokouskutsun mukana tai julkaista yhdistyksen www-sivuilla. Hyvin valmisteltu esityslista nopeuttaa kokouksen kulkua ja helpottaa päätöksentekoa. Kokouksessa esitettävät muutkin dokumentit on hyvä julkaista esimerkiksi yhdistyksen www-sivuilla, hyvissä ajoin ennen kokousta. Siten jäsenille jää aikaa tutustua käsiteltäviin asiakirjoihin huolellisesti.

Vaikka yhdistyslaissa ei ole yksityiskohtaisia vaatimuksia etukäteistietojen antamisesta on hallituksen huolehdittava tietojen antamisesta yleisten huolellisuus- ja lojaliteettivelvollisuuden perusteella. Hyvään hallintotapaan kuuluu sekin, että jos hallitus tekee päätösesityksiä kokouksessa käsiteltäviin asioihin, tuodaan päätösesitykset jäsenistön tietoon hyvissä ajoin ennen kokousta. Kokouksen onnistuminen on yhdistyksen hallituksen vastuulla.

Kokouksen puheenjohtajaksi tulee valita kaikissa käsiteltävissä olevissa asioissa esteetön henkilö. Hänen on tunnettava yhdistyslaki, yhdistyksen säännöt ja hyvät kokouskäytännöt niin hyvin, että kokous voidaan viedä läpi sujuvasti. Kokouksen puheenjohtajan vastuulla on tulkita yhdistyslakia ja yhdistyksen sääntöjä. Yleensä kokouksen puheenjohtana ei voi esteettömyyden vuoksi toimia yhdistyksen hallituksen jäsen. Kokouksen puheenjohtajan ei tarvitse olla yhdistyksen jäsen, hän voi olla täysin ulkopuolinen henkilö, joka tuntee edellä mainitut asiat.

Erään metsästysseuran kokouksissa on jo useana vuonna ollut ongelmia esittää kokouksissa käsiteltäviä asiakirjoja kokousväelle. Erään kerran toiminnantarkastajat tarkistivat tilit ja toiminnan kokouksen aikana. Tässä rikottiin selkeästi sekä yhdistyslakia, että kyseisen yhdistyksen sääntöjä. Oikea menettelytapa tässä olisi ollut tietysti hoitaa asia ajoissa, mutta jos vahinko on jo tapahtunut olisi kokous pitänyt keskeyttää tältä osin ja käsitellä toiminnantarkistus ja vastuuvapauksien myöntäminen uudessa kokouksessa. Erään metsästysseuran kokousta ei ollut valmisteltu senkään vertaa, että kokouksessa olisi ollut esityslista. Tuollainen toiminta osoittaa suurta välinpitämättömyyttä yhdistyksen jäsenistä. Jäsenet ovat kuitenkin vaivautuneet kokouspaikalle, osa pitkänkin matkan päästä.

Hallituksen toiminnalla on suuri merkitys siihen, miten hyvin yhdistys onnistuu toiminnassaan ja miten tyytyväisiä jäsenet ovat yhdistykseen. Mikäli yhdistyksen hallitus toimii passiivisesti, samoin tekevät myös jäsenet. Monissa yhdistysten kokouksissa on paikalla aika vähän osallistujia. Jos yhdistyksen jäseniä ei kiinnosta yhdistyksen toiminta sen vertaa, että tulisivat paikalla kokoukseen on yhdistyksen toiminnassa jotain pielessä. Silloin olisi hallituksen puheenjohtajalla ja jäsenilla peiliin katsomisen paikka.

Lähteet:
Yhdistyslaki: https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1989/19890503
Opintokeskus Sivis: https://www.kokouskaytannot.fi/kokouksen-jarjestaminen/kokousvalmistelut/
Yhdistystoimijat: https://www.yhdistystoimijat.fi/
Yhdistysten hyvä hallintotapa: https://www.soste.fi/wp-content/uploads/2018/12/hh-opas_nettiin.pdf
Yhdistyksen hallituksen tehtävät: https://ihanamies.fi/yhdistyksen-hallituksen-tehtavat-ja-paatantavalta/
Jyväskylä yliopisto, Kielikeskus, Kokoustekniikka: https://kielikompassi.jyu.fi/uploads/document_userfiles/kokoustekn/index.htm