Etäosallistuminen yhdistyksen kokoukseen

Koronaviruksen levitessä ympäri maailmaa on joukkokokoontumiset kielletty. Liikkumisrajoitukset ajoittuivat juuri nyt siihen aikaan, kun monet yhdistykset pitäisivät vuosikokouksiaan. Monien yhdistysen jäsenet ovat ehdottaneet kokousten pitämistä internetin välityksellä etäkokouksena. Etäkokouksella tarkoitetaan kokouksen pitämistä siten, että osallistujat eivät ole fyysisesti samassa paikassa, vaan jäsenet osallistuvat kokoukseen internetin välityksellä.

Yhdistyslain 17§ antaa jäsenille mahdollisuuden osallistua kokoukseen tietoliikenneyhteden avulla vain jos se on yhdistyksen säännöissä sallittu. Lakiteksti sanoo näin: ”Säännöissä voidaan määrätä, että kokoukseen voidaan säännöissä mainituilla edellytyksillä osallistua myös postitse taikka tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana tai ennen kokousta”. Jäsen voi siis osallistua päätökseentekoon joko reaaliaikaisesti tai ennakkoon, esimerkiksi postitse tai sähköpostilla. Ennakko-osallistumista postitse käytetään monesti vaaleissa tai siten, että osallistujalle lähetetään valmiiksi päätösvaihtoehdot, mistä osallistuja valitsee vaihtoehtonsa.

Yhdistyslain 30§ määrää äänestys- ja vaalijärjestyksestä. ”Jos yhdistyksen päätösvaltaa käytetään erillisissä äänestystilaisuuksissa, postitse taikka tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla, yhdistyksen on hyväksyttävä tätä varten äänestys- ja vaalijärjestys, johon on otettava tarvittavat äänestystä ja vaalia koskevat tämän lain säännöksiä ja yhdistyksen sääntöjä täydentävät määräykset”.

Ilman sekä sääntöjen että äänestys- ja vaalijärjestyksen määräyksiä ei etäosallistumista kokoukseen voida laillisesti toteuttaa.

Yhdistyksen hallituksen kokous voidaan järjestää etäkokouksena, mikäli kaikilla hallituksen jäsenillä on mahdollisuus osallistua etäkokoukseen ja kaikki hallituksen jäsenet suostuvat siihen, eikä etäkokouksen pitämistä ole erikseen yhdistyksen säännöissä kielletty. Etäkokous on helppo järjestää reaaliaikaisena kokouksena esimerkiksi videovälitteisesti, jolloin kaikki ovat samanaikaisesti paikalla esimerkiksi Skype -videokeskusteluohjelmalla. Muita vastaavia sovelluksia löytyy monilta suurilta ohjelmistotaloilta. Eri välineitä voidaan yhdistellä ja jakaa tiedostoja kaikkien osallistujien saataville.

Ongelmia etäosallistumisessa

Yhdistyksen kokoukseen osallistumisessa tietoliikennehteyden välityksellä onkin ongelmallisempaa kuin hallituksen kokoukseen osallistuminen, missä yleensä on vain muutama osallistuja. Nopeasti ajatellen kokousta olisi helppo seurata videoyhteydellä ja osallistua äänestyksiin sovellusten avulla. Etäosallistuminen on kuitenkin ongelmallisempaa, vaikka yhdistyksen säännöt ja äänestys- ja vaalijärjestys olisikin oikein hoidettu. Yhdistyksen kokousta ei voida korvata etäosallistumisella, vaan kyseessä on vaihtoehtoinen osallistumismuoto yhdistyksen perinteiseen kokoukseen. Kaikki eivät voi olla etäyhteyden päässä.

Yhdistyslain 17§ sanoo, että osallistumisoikeus ja ääntenlaskennan oikeellisuus on voitava selvittää tavallisessa yhdistyksen kokouksessa noudatettaviin menettelyihin verrattavalla tavalla.  Tämä edellyttäisi, että jokainen etäosallistuja olisi pystyttävä tunnistamaan luotettavasti. Luotettavana tunnistutumismenetelmänä voidaan pitää pankitunnistautumista vai riittäisikö ennakkoon saatu salasana, minkä avulla olisi mahdollisuus päästä osallistumaan kokoukseen. Tätä on vaikea järjestää esimerkiksi Skype-yhteyttä käytettäessä. Äänestyssalaisuus on voitava turvata myös etäosallistumisessa. Miten se hoidetaan? Jokaisella etäosallistujakin on oikeus osallistua kokoukseen koko sen keston ajan. Yhtenä suurimpana ongelmatilanteena on pidettävä sitä, jos etäosallistujan nettiyhteys puuttuu tai se katkeaa kokouksen aikana on kokous keskeytettävä. Kokousta ei voida jatkaa ennen kuin jokaisella etäosallistujalla on yhteydet kunnossa. Etäosallistuminen ennen kokousta esimerkiksi sähköpostin avulla onkin luotettavampaa kuin reaaliaikainen osallistuminen. Kokouksen puheenjohtaja rooli korostuu, mikäli kokouksessa on etäosallistujia. Ongelmallista on myös etäosallistujien puheenvuorojen jakaminen ja aloiteoikeuden toteutuminen. Suositeltavaa onkin, että tällaisessa kokouksessa olisi paikalla it-alan ammattilainen, joka hoitaa etäosallistujien yhteysongelmia.

Kokouskutsussa on yhdistyslain 24 §:n mukaisesti mainittava, jos etäosallistuminen kokoukseen on mahdollista. Kutsussa voi olla etäosallistumisesta vain yleinen maininta, kunhan tarkemmat tiedot osallistumisesta ovat saatavissa kutsussa osoitetulla tavalla. Jos kokoukseen tällä tavoin osallistuvan puhevallan käyttäminen on tavalla tai toisella rajoitettua, myös siitä on mainittava kutsussa.

Lähteet:
Yhdistyslaki: https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1989/19890503
Patetntti ja Rekisterihallitus: https://www.prh.fi/fi/yhdistysrekisteri/yhdistyslaki/lakimuutokset_20100901/etaosallistuminen.html
Yhdistysoikeus, Halila ja Tarasti, 2011, Talentum.