Yhdistystoimintaan liittyy aina tiedottaminen. Tiedottamisen tarkoitus on jakaa jäsenistölle tietoa tasapuolisesti siitä, mitä yhdistyksessä milloinkin tapahtuu. Tiedottaminen on tärkeää jäsenten keskinäisen yhteistyön ja hyvän ilmapiirin luomiseksi. Hyvä sisäinen tiedottaminen auttaa varmistamaan, että kaikki jäsenet ovat tietoisia tulevista tapahtumista, säännöistä, päätöksistä ja muista seuran toimintaan liittyvistä asioista. Hyvä viestintä tukee yhdistyksen tavoitteiden toteutumista. Jäsenten perusoikeuksiin kuuluu tiedonsaanti yhdistyksen toiminnasta.
Huonosta tiedon kulusta on yhdistyksissä seurauksena monenlaista harmia. Tilaisuuksiin ja kokouksiin on vaikea saada jäseniä. Jäsenet eivät ole kovin kiinnostuneita toiminnasta. Kun väki vähenee kokouksissa, on yhdistyksen puheenjohtajan aika katsoa peiliin ja miettiä, missä on mennyt vikaan. Kun kaikille jäsenille ei jaeta tietoa tasapuolisesti syntyy erilaisia kuppikuntia ja vääriä tulkintoja päätöksistä. Huhut ja väärät tiedot saavat aikaan mitä ihmeellisimpiä väärinkäsityksiä. Kuppikunnat ja salamyhkäisyys herättävät paljon epäluuloja jäsenistössä. Yhdistyksen tavoitteitakin on vaikea saavuttaa jos kaikkia jäseniä ei oteta mukaan toimintaa.
Yhdistyksen puheenjohtajan ja hallituksen jäsenten on oltava koko jäsenistön asialla. On mietittävä haluaako olla päättämässä koko yhdistyksen asioista vai edustamassa pientä osaa jäsenistöstä. Jälkimmäisessä tapauksessa ei yhdistyksen hallitus/johtokunta ole oikea paikka. Jäsenten yhdenvertaisuuden periaatteella on keskeinen asema myös tietojen luovutuksessa. Kun yhdistys antaa jäsenille tietoja toiminnastaan, sen pitää varmistua, että kaikilla jäsenillä on mahdollisuus saada käyttöönsä samat tiedot.
Jos yhdistyksessä ei ole tiedotusvastaavaa, on aika nimetä sellainen!
Hyvä tiedottaminen on selkeää. Jokaisella yhdistyksellä tulisi olla viestintästrategia, joka määrittelee kohderyhmät, viestintäkanavat, viestinnän tavoitteet ja aikataulut. Tämä auttaa varmistamaan, että viestit ovat kohdennettuja ja tavoittavat oikeat ihmiset oikeaan aikaan.
Käytössä on paljon erilaisia viestintäkanavia, kuten sähköpostia, verkkosivustoja, some-kanavia, jäsentiedotteita. Näitä käyttämällä varmistetaan, että viestit tavoittavat mahdollisimman monet yhdistyksen jäsenet ja sidosryhmien edustajat.
On tärkeää varmistaa, että hallituksen päätöksistä ja päätösten valmistelusta tiedotetaan kaikille jäsenille, tai että tiedot ovat kaikkien jäsenten saatavissa. Yhdistyksessä voi olla joitakin rajoitettuja tietoja tai luottamuksellisia asioita, mutta yleensä avoimuus ja läpinäkyvyys ovat tärkeitä periaatteita yhdistystoiminnassa. Salaiset tai rajoitetut tiedot liittyvät usein jäsenten henkilötietoihin tai ne voivat liittyä liike- tai kilpailustrategioihin. Myös hallituksen sisäiset keskustelut voivat sisältää luottamuksellisia asioita, jotka eivät ole julkisia. On kuitenkin tärkeää huomata, että salaisuus ei saa olla tekosyy vältellä vastuullisuutta tai piilottaa tärkeitä tietoja, jotka vaikuttavat yhdistyksen jäsenten tai toiminnan kannalta merkittäviin asioihin. Yleisesti ottaen yhdistyksen tulisi pyrkiä olemaan avoin ja läpinäkyvä toimissaan ja viestinnässään, mikä auttaa luomaan luottamusta ja sitoutumista jäseniin ja sidosryhmiin.
Yhdityksen viestinnästä vastaavan tulee seurata viestinnän tehokkuutta ja kerätä palautetta, jotta hän voi jatkuvasti parantaa yhdistyksen tiedottamista ja vastata paremmin jäsenten ja sidosryhmien tarpeisiin.