Metsästysseuroissa pidetään yleensä vuosittain kaksi kokousta. Vuosikokous, joka on yleensä vuoden alussa ja kesäkokous juuri ennen uuden metsästysvuoden alkua. Vuosikokouksessa käsitellään metsästysseuran henkilövalinnat sekä talousasiat. Toinen metsästysseuroissa pidettävä yleinen kokous on kesäkokous. Kesäkokouksessa käsitellään tulevaan metsästyskauteen liittyvät asiat, kuten jäseniä koskevat metsästyskiintiöt.
Metsästysseuran kokousten järjestäminen on hallituksen vastuulla. Vaikka yhdistyslaissa ei ole säännelty yksityiskohtaisesti yhdistyksen kokouksen valmistelusta, on hallitus velvollinen järjestämään kokous ja valmistelemaan se huolellisesti. Hallituksen puheenjohtajan, jäsenten, tilintarkastajien ja toiminnantarkastajien osallistuminen yhdistyksen kokoukseen on tarpeen myös jäsenten tietojensaantioikeuden toteuttamiseksi. (Lisää hallituksen tehtävistä: https://ihanamies.fi/yhdistyksen-hallituksen-tehtavat-ja-paatantavalta/)
Kokoustila
Varaa kokoustila hyvissä ajoin. Kokoustilassa pitäisi olla käytettävissä datatykki, millä kokouksen osallistujille saadaan näytettyä eri dokumentit. Kokoustilan on oltava osallistujamäärään nähden sopivan kokoinen ja asianmukaisesti varustettu. Ei ole huono asia jos kokoukseen osallistujille on varattu kyniä ja paperia muistiinpanoja varten. Tarkoitus on, että mahdollisimman moni voi osallistua kokoukseen. Hyvin järjestetyssä kokouksessa on tarjolla kahvia, pullaa ja virvokkeita.
Kokouskutsu
Yhdistyksen kokouskutsussa on mainittava vähintään yhdistyksen nimi, kokousaika ja -paikka ja kaikki kokouksessa käsiteltävät asiat, sekä missä ja milloin kokousasiakirjat ovat yhdistyksen jäsenten nähtävänä. Kokouskutsussa on hyvä mainita kaikki päätettävät asiat ja myös se jos kokouksessa käsitellään sellainen kohta, missä ei tehdä päätöksiä, vaan asioista voidaan vain keskustella.
Hyvä hallintotapa edellyttää, että yhdistyksen jäsenille olisi annettava ennen kokousta riittävästi tietoa kokouksessa käsiteltävistä asioista. Jos metsästysseuran hallitus aikoo tehdä kokouksessa päätösesityksiä, pitäisi ne saattaa jäsenten tietoon etukäteen. Myös toimintasuunnitelma ja talousarvioesitys voidaan julkaista www-sivuilla tai ne voidaan lähettäää etukäteen jäsenille sähköpostilla. Silloin jäsenillä on riittävästi aikaa perehtyä niihin.
Käsiteltävät asiat:
Yhdistyslain mukaan yhdistyksen kokouksessa on käsiteltävä:
- sääntömuutoksesta,
- kiinteistön luovuttamisesta tai kiinnittämisestä taikka yhdistyksen toiminnan kannalta huomattavan muun omaisuuden luovuttamisesta,
- YhdL30 §:ssä tarkoitetusta äänestys- ja vaalijärjestyksestä,
- hallituksen tai sen jäsenen taikka tilintarkastajan tai toiminnantarkastajan valitsemisesta tai erottamisesta,
- tilinpäätöksen tai vuosilaskelman vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä,
- yhdistyksen purkamisesta.
Siis vähintään nuo asiat on käsiteltävä kokouksessa. Sääntömuutokset ja kiinteistöjen luovutus käsitellään aina kun ne ovat ajankohtaisia, niistä ei siis voi hallitus päättää. Usein metsästysseuran säännöt määräävät myös muiden asioiden käsittelystä.
Vakiintunut järjestys jonka mukaan kokous etenee ja jonka mukaan esityslista on laadittu on seuraava:
- Kokouksen alkutoimet,
- Ilmoitusasiat,
- Päätösasiat (sijoitetaan esityslistaan tärkeysjärjestyksessä tai loogisen etenemisen vaatimassa järjestyksessä),
- Muut asiat,
- Kokouksen lopputoimet.
Esityslista on hyvä jakaa osallistujille paperversiona. Kokoukseen osallistuva voi tehdä muistiinpanojaan kokouksen edetessä.
Kokouksen kulku
Kokouksen alkaessa yleensä hallituksen puheenjohtaja avaa kokouksen. Hän voi myös pitää avauspuheen ennen varsinaista kokouksen alkua. Avaussanojen jälkeen todetaan kokoksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Tätä vaihetta seuraa kokousvirkailijoiden valinta. Hyvään hallintotapaan kuuluu, että hallituksen puheenjohtaja tai hallituksen jäsen ei jääviysperiaatteen mukaan toimi kokouksen puheenjohtajana. Hallituksen jäsenet eivät voi äänestää tili- ja vastuuvapaudesta päätättäessä tai valittaessa toiminnatarkastajia. Kokouksen puheenjohtaja voi olla ulkopuolinen eikä hänen tarvitse olla yhdistyksen jäsen. Kokousvirkailijoiden valinan jälkeen hyväksytään esityslista ja edetään sen mukaisesti.
Kokouksen lopputoimet
Kokouksen lopputoimiin kuuluu pöytäkirjan laatiminen kokouksesta. Kokouksen pöytäkirja on virallinen ja juridinen asiakirja, johon merkitään kokouksen kulku. Yhdistyslain (31 §) mukaan kokouksen puheenjohtajan on huolehdittava siitä, että kokouksessa tehdyistä päätöksistä laaditaan pöytäkirja. Pöytäkirjan pitäminen on tärkeä velvoite, jotta voidaan nähdä, mitä ja miten on päätetty. Pöytäkirjan avulla selviää myös se, onko kokouksen osanottajalla oikeus moittiakokouksen päätöstä. Kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri allekirjoittavat pöytäkirjan ja sen jälkeen kokouksessa valitut pöytäkirjan tarkastajat tarkistavat, että pöytäkirja vastaa kokouksen kulkua ja allekirjoittavat pöytäkirjan. Pöytäkirja on saatettava yhdistyksen jäsenten tietoisuuteen. Monet metsästysseurat julkaisevat pöytäkirjat omilla www-sivuillaan. Yhdistyslain mukaan yhdistyksen jäsenellä on oikeus pyynnöstä saada pöytäkirjat nähtäväkseen. Mikäli metsästysseura ei halua jostain syystä julkaista pöytäkirjoja, on jäsenelle varattava mahdollisuus tutustua pöytäkirjoihin ja hän voi kopioida ne itselleen.
Lopuksi
Kun menet kokoukseen, ole aktiivinen. Kun joku kokoukseen osallistuva tekee esityksen, jos olet samaa mieltä, ilmoita kannattuksesi.
Lähteet:
Yhdistyslaki: https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1989/19890503
Opintokeskus Sivis: https://www.kokouskaytannot.fi/kokouksen-jarjestaminen/kokousvalmistelut/
Yhdistystoimijat: https://www.yhdistystoimijat.fi/
Yhdistysten hyvä hallintotapa: https://www.soste.fi/wp-content/uploads/2018/12/hh-opas_nettiin.pdf
Yhdistyksen hallituksen tehtävät: https://ihanamies.fi/yhdistyksen-hallituksen-tehtavat-ja-paatantavalta/
Jyväskylä yliopisto, Kielikeskus, Kokoustekniikka: https://kielikompassi.jyu.fi/uploads/document_userfiles/kokoustekn/index.htm